إن إدارة مخزون المطاعم هو عنصر حاسم في كل مطعم ناجح و اعتماد بعض الممارسات الصحيحة لجرد المطعم هو البداية لربح ونجاح مطعمك.
التكاليف المنخفضة و الأرباح المرتفعة هي بالضبط ما يحدث عندما تدير المخزون بشكل صحيح. قد يستغرق الأمر وقتًا ، لكن أن تجعل شيئًا معقدًا وشاقًا ومستهلكًا للوقت يتحول إلى مردود قيّم موفر للتكلفة هو نجاح حقيقي و هذا ما يحققه الجرد الصحيح للمطعم.
سنوضح لك أفضل الممارسات لجرد المطاعم لخفض التكاليف و كيفية إعداد إدارة المخزون بالطريقة الصحيحة و اكتشاف المعلومات التي تحتاجها:
1. إنشاء نظام جرد
أفضل ممارسات جرد المطاعم الأولى و البسيطة هي أن يكون لديك نظام تخزين وإدارة مخزون قابل للتكرار.
علي سبيل المثال ، أيهما أفضل أن تفحص المخزن مرة واحدة كل أسبوع وتُسجل الكميات المتواجدة ، أم تتصارع مع ملفات Excel كل شهر وتسجل كل شيء في كَم لا نهاية له من الصفوف والأعمدة؟
من المؤكد أن هذه الخطوات ليست مثالية و مستهلكة للوقت ، ولكن القيام بها يوميا يعد بداية قوية لتجنب الكثير من مشاكل المخزون. ينصح الخبراء عادة باستخدام نظام إدارة مخزون للمطاعم، حيث أنه يتفوق بوضوح على أي نظام يدوي.
ومهما كان نظامك فيجب أن يهدف إلى تسهيل المتابعة والتكرار:
قم بحساب مخزونك بإنتظام (أسبوعيًا وشهريًا ، وليس سنويًا فقط) وقم بإجراء فحوصات متكررة (ويفضل أن يكون ذلك يوميًا) للسلع الأكثر تكلفة.
قم بإحصاءاتك في نفس الوقت تقريبًا (في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من المساء ، عندما يكون العمل بطيئًا) ، وتأكد من أن لديك الوقت الكافي للقيام بذلك بشكل صحيح.
اجعل بيانات الجرد متاحة و محدثة لكل من يحتاجها وتوفير تقارير الفاقد والأخطاء.
أخيراً ، لا تضع ثقتك في التخمينات أو النظر إلى مخزونك فقط ، و يجب عليك أن تستخدم أنظمة إدارة المخزون بحيث لا تتضاعف التكلفة الحقيقية جدًا للتخمين وتتراكم الأخطاء.
2. التحدث بلغة المخزون
إن معرفة مقدار ما لديك في مستودع التخزين الخاص بك سيجعلك أفضل في الحسابات الأساسية ولكنه لن يجعل عملياتك أكثر ربحية.
للوصول إلى العمليات المربحة، عليك أن تعرف ما يجب فعله بالحسابات والنسب المئوية لأن الأرقام تمنحك نظرة عامة على صحة العمليات الخاصة بك ، وتساعدك على تحديد مجالات توفير التكاليف ، وتسمح لك بزيادة الأرباح عن طريق إجراء بعض التغييرات الطفيفة (أو الشاملة).
بالتأكيد لا يمكننا تغطية جميع المصطلحات الأساسية لإدارة المخزون في هذه الفقرة القصيرة ولكن إليك قائمة مختصرة بالأهم منها:
جرد المخزون (Stocktaking) - و هو عندما تقوم يدويًا بفحص وتسجيل كل المخزون الموجود والمستخدم في أعمالك الغذائية. إنه جزء حيوي من مراقبة المخزون ، ولكنه سيؤثر أيضًا على عمليات الشراء والإنتاج والمبيعات.
جرد المخزون الفعلي (Sitting inventory) - هو المخزون المتواجد لديك في المستودع. و تكون عادةً المنتجات التي لا يمكنك استخدامها لشراء المزيد من المخزون ، ولا يتم احتسابها على الفور من أرباحك.
نسبة دوران المخزون (Inventory turnover ratio) - هو معدل استخدام المطعم للمخزون. و هي نسبة مفيدة لاتخاذ القرار فيما يتعلق بتكلفة الطعام وقائمة الأسعار والطلب وغير ذلك.
تكلفة البضائع المباعة (Cost of goods sold) - هي التكلفة الفعلية للطعام في إطار زمني محدد. تعتبر COGS مهمة للغاية للتحكم في التكلفة واتخاذ القرار وحساب تكاليف الطعام للطهاة ومديري F&B.
مستوى حد الطلب الأدنى (Par level) - يمثل الكمية التي يجب توفرها في المخزن للمادة الخام خلال وقت محدد لتلبية حجم الطلب/مبيعات الأصناف وما يتبعه من مكونات وصفات هذه الأصناف.
الاستخدام النظري مقابل الاستخدام الفعلي (Variance)- أن الاستخدام النظري أو المثالي هو ما يجب أن يعتمد عليه استخدامك بناءاً على أساس وصفاتك وأرقام المبيعات في فترة زمنية معينة. يتم تحديد الاستهلاك الفعلي من خلال مدى تقلص مخزونك خلال تلك الفترة. بالطبع سيكون هناك دائمًا بعض الاختلاف بين الاثنين Variance ، لكن هدفك النهائي هو الحفاظ على أن يكون هذا الفرق صغيرًا قدر الإمكان.
3. ترتيب المخزون على أساس تاريخ مبيعاتك
إذا قمت بتنفيذ فحص دقيق لأرقام مبيعاتك، سيتضح لك أنماط مختلفة للطلبات.
على سبيل المثال، قد تلاحظ أن طبق الفيتوتشيني باهظ التكلفة يُباع مثل البانكيك الساخن في شهر ديسمبر أو في يوم عيد و عطلة - ولكن ليس كثيرًا في شهر أبريل.
خذ وقتك في اكتشاف اتجاهات تاريخ مبيعاتك - ستصبح طلباتك مستندة إلى البيانات ، و ستنخفض تكلفة طعامك و ستكون كل مشترياتك محسوبة بدقة. و ما قد يساعدك في تحقيق ذلك ، هو أن تدرس و تفحص مبيعاتك بإستخدام برامج ذكية لحساب الكميات بشكل صحيح كنظام ShopBrain والذي يعد النظام الأول والأسهل والأوفر في هذا المجال.
استخدام نظام ShopBrain ، يوفر لك تاريخ المبيعات و الأنماط بدون جهد و أيضاً رسم بياني للدخل الحالي مع مقارنته بالدخل في الفترة السابقة، كما يظهر الرسم البياني التوقعات المستقبلية والأحداث والمواسم المصاحبة لها.
يساعد هذا الرسم في إعطاء تصور واضح وسريع للماضي والحاضر والمستقبل في مكان واحد و الوصول بسرعة إلى بيانات تاريخ المخزون وأرقام المبيعات!
4. حفظ المخزون بشكل منظم ومرتّب
هل تريد إدارة مخزونك بسرعة وكفاءة؟ إذاً تأكد من الحفاظ على سير عمليات المخزون بالشكل الصحيح. فإن تتبع كل عمليات المخزون أمر صعب ولكن يمكن تسهيله, فلذلك:
اجعل لكل عنصر مكان - حافظ على تنظيم المبردات والمجمدات وقم بتخزين الخضار في الجزء الخلفي من الثلاجة ، والفواكه في المقدمة ، واللحوم في الفريزر. و إذا تمت إزالة أحد المكونات ولكن لم يتم استهلاكه ، فتأكد من أن موظفيك يعرفون كيفية إعادته إلى المكان الصحيح في التخزين. قم بتنظيم المخزون في مجموعات أكبر وفكر في تسمية الأرفف.
اجعل جميع المكونات مرئية - لا تزحم رفوفك ، فهذا سيجعل العد أكثر صعوبة. لديك مساحة كافية على الرفوف لفصل العناصر المعدودة فعليًا عن العناصر غير المعدودة.
قم بإنشاء خريطة لمستودع التخزين الخاصة بك - ساعد فريقك على متابعة تنظيم المخزون من خلال إنشاء خريطة مرئية لمناطق التخزين والثلاجات والمجمدات. قم بتثبيته على أبواب غرفة التخزين حتى يتمكن الجميع من استخدامه كمرجع سريع.
إذا حافظت على مخزونك منظمًا ، وثلاجاتك مرتبة ، ورفوفك نظيفة ، فسوف تسرع في تحسين كفاءة مخزونك.
5. تتبع أخطاء الجرد وهدر الطعام
عندما يتعين عليك استبدال طلب بالآخر لأن المسؤول عن الطلبات أخطأ في ما أراده العميل ، فأنت بذلك تخفض من أرباحك. يحدث الشيء نفسه عندما يرمي فريقك بصلة فاسدة أو جزرة لا يمكنهم استخدامها.
هل تعلم ما هو الجزء الأسوأ في ذلك؟
لن تُظهر بيانات مبيعاتك هذا - لا يوجد سجل لهذا الطعام الذي يتم تناوله ، لذا إذا كنت تعتمد على بيانات نقاط البيع في الجرد ، سيكون لديك دائمًا انحراف في أرقام تكلفة الطعام.
و بعد أسابيع ، عندما تجري جردًا ، لن يكون لديك أي فكرة عن سبب الفروق الكبيرة جدًا ، وستكون عالقًا بتكلفة لا تعرف سببها.
كن متمسكاً في متابعة بقايا الطعام و أخطاء المخزون عن طريق تسجيل كل حالة منها في جدول بيانات مطبوع و استخدم هذه البيانات أثناء جرد المخزون لحساب التناقضات.
في النهاية ، سيساعدك هذا على فهم أين يهدر المال وما يمكنك فعله حيال ذلك.
لذلك في ShopBrain ، نرتقي بإدارة المخزون إلى مستوى جديد تمامًا من خلال تبسيط الأمور المعقدة :
نظام سهل الاستخدام يتيح لك تتبع المستويات الحالية للمخزون ✔
نظرة عامة على المبيعات السابقة وطلب البيانات لتسهيل التنبؤ بمبيعاتك القادمة ✔
الوصول الفوري إلى مختلف حسابات الجرد والنسب المئوية ✔
إنشاء قوائم الطلبات عندما تنخفض المكونات دون مستوى حد الطلب الأدنى (Par-Level) ✔
سهولة الوصول إلى بيانات المخزون لكل من يحتاجها ✔
ارفع مستوى إدارة مخزون مطعمك باستخدام ShopBrain ، و اتبع أفضل الممارسات لجرد مخزون ناجح و أكثر ودقة.