مخزون مطعمك يتطلب عمليات عدة من بينها عمليتين رئيسية:
١. عملية الشراء
٢. عملية الطلب
عملية الشراء ماهي إلا وضع أمر الشراء أو الطلبية عند أحد الموردين الموثوقين ببنود محددة تساهم في نجاح مطعمك من منطلق ربحية وجودة ترضي عميلك النهائي.
بينما عملية الطلب تتضمن تعقيد أكثر. حيث يعمل مسؤول عملية الطلب على "تحديد وتقدير" الكمية الصحيحة والجودة المقبولة للمواد الخام لتلبية مبيعات الفترة القادمة وبالتالي قائمة الأصناف.
أحد أكثر الخطوات صعوبةً وحساسيةً هي خطوة تحديد وتقدير الكميات الصحيحة للمواد الخام والتي عادة ما يتم طلبها في أمر الشراء من المورد ويُعرف بمصطلح Amount To Order.
هذا المتغير Amount To Order يعتمد على كميتين أساسية يجب احتسابها بدقة عالية حتى يكون مؤشر قياس كفاءة المخزون أو ما يعرف بال Inventory turnover في افضل اشكاله.
هذه الكميتين هي:
١. مستوى حد الطلب الأدنى أو الـ Par-Level
٢. الكمية المتوفرة أو الـ Amount on Hand
الكمية المتوفرة او الـ Amount on Hand تمثل الكمية الحالية الموجودة في المخزن للمادة الخام والذي يسهل الحصول عليها من نظام إدارة المخزون أو من جرد الاكسل الذي قام به أمين المستودع.
بينما مستوى حد الطلب الأدنى أو الـ Par-Level يمثل الكمية التي يجب توفرها في المخزن للمادة الخام خلال وقت محدد لتلبية حجم الطلب/مبيعات الأصناف وما يتبعه من مكونات وصفات هذه الأصناف. وهذه الكمية هي الأصعب في الحساب/التقدير وهي التي تقود جميع قرارات الشراء.
هناك عوامل مختلفة لتحديد قيمة Par-Level والتي تؤثر على حجم الطلب/المبيعات في وقت معين مثل مناسبات تزيد أو تقلل من شراء العملاء مثل يوم الرواتب أو ظروف قاهرة مثل الحظر وتقليص خدمة المطاعم. اعتادت بعض المطاعم على استخدام المتوسط الحسابي لكل أسبوع واعتباره كـ Par-Level مع اضافة كمية احتياطية Safety Stock بنسبة ٢٠٪ وهذا ما يسبب في مواجهة تحدي الهدر في المخزون بسبب محدودية صلاحية العديد من المواد الخام أو التحدي الآخر وهو محدودية سعة التخزين فيواجه المطعم نفاذ كميات الأصناف السريعة ما يؤثر بشكل مباشر على المبيعات.
هذا التحدي واجهته اغلب المطاعم ذات هوامش الربح العالية والتي توجهت لانظمة تحسين كفاءة المخزون وحساب الكميات بشكل صحيح كنظام ShopBrain والذي يعد النظام الأول والأسهل والأوفر في هذا المجال والذي يخاطب السوق المحلي بشكل أساسي مرتبط بشكل مسبق ومباشر مع جميع نقاط البيع في المنطقة ليتعامل مع البيانات التاريخية للمطعم وتقديم الكميات الصحيحة بشكل فوري وبسيط لمدراء وأصحاب المطاعم.